Exporter les Données de la Feuille de Calcul d’Estimation

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STACK offre différentes options pour exporter les données de votre x afin que vous puissiez choisir le format qui convient le mieux à votre flux de travail et à la façon dont vous souhaitez utiliser les données.

Exporter en CSV

Utilisez cette option pour exporter votre estimation exactement telle qu’elle apparaît dans la feuille de calcul de l’estimation au moment de l’exportation. Vous contrôlez les champs inclus, l’ordre dans lequel ils apparaissent, ainsi que l’affichage des données en mode détaillé (Rolled Out) ou regroupé (Rolled Up).

Quelques points importants:

• Regroupements: Les regroupements personnalisés créés avec la fonction Group by (Grouper par) ne sont pas inclus. Seules les lignes de la grille principale de la feuille de calcul de l’estimation sont exportées.

• Format de fichier: Votre estimation sera téléchargée sous forme de fichier CSV, que vous pourrez ouvrir dans Excel ou un autre programme pour effectuer des analyses, créer des rapports, imprimer ou convertir en PDF.

• Type de données: Comme le CSV est un fichier texte brut, les valeurs apparaîtront uniquement sous forme de chiffres ou de texte, sans mise en forme des unités.

Ce que vous voyez est ce que vous obtenez. Les colonnes masquées ou filtrées dans STACK n’apparaîtront pas dans l’export CSV. Cependant, le total des coûts étendus et le total de base refléteront toutes les données.

Exporter en XLS

Utilisez cette option pour exporter votre estimation exactement telle qu’elle apparaît dans la feuille de calcul de l’estimation au moment de l’exportation. Vous choisissez les champs à inclure, leur ordre d’affichage, et si les données apparaissent en mode détaillé ou regroupé.

Points clés:

• Regroupements: Contrairement à l’export CSV, cette option inclut les regroupements personnalisés créés avec la fonction Group by (Grouper par), ce qui vous permet d’organiser vos données comme vous le souhaitez.

• Format de fichier: L’estimation est téléchargée sous forme de feuille de calcul Excel standard, ce qui facilite la poursuite du travail dans Excel, le partage, l’impression ou la conversion en PDF.

• Unités et mise en forme: Les cellules conservent leur mise en forme avec unités pour plus de clarté.

• Autres coûts: Toutes les lignes saisies dans la section Other Costs (Autres coûts) de la feuille de calcul de l’estimation apparaîtront dans un onglet séparé du fichier Excel.

Ce que vous voyez est ce que vous obtenez. Les colonnes masquées ou filtrées dans STACK ne seront pas incluses dans l’export XLS. Cependant, le total des coûts étendus et le total de base tiendront toujours compte de toutes les données.

Exporter en XLS (Proposition)

Cette option vous permet de générer directement depuis STACK un document professionnel prêt à être envoyé à vos clients dans le cadre d’une proposition ou d’un devis. Vous choisissez les données d’estimation à inclure et vous personnalisez le document avec votre logo, le descriptif du projet et vos conditions générales.

L’export est téléchargé sous forme de fichier Excel déjà mis en forme comme une proposition, ce qui vous offre la possibilité de:

• Modifier, personnaliser ou mettre en forme davantage dans Excel

• Enregistrer ou imprimer directement en PDF

• Partager dans le cadre de votre dossier de soumission ou de proposition

Avec cette option, vous transformez rapidement votre estimation en un document soigné, à votre image, prêt à être remis à vos clients.

NOTE

Les informations contenues dans ce document ne s’appliquent qu’aux feuilles de calcul d’estimation. Si vous utilisez une estimation des matières et de la main-d’œuvre ou une estimation du coût unitaire, reportez-vous à Customize and Download a Proposal.

Voyez les instructions ci-dessous:

Exporter en Format CSV

Exporter vers XLS

Exporter vers une Proposition XLS

Personnalisation d’une Proposition de Feuille de Calcul d’Estimation

Exporter en Format CSV

L’exportation en CSV vous permet de télécharger les données de votre feuille de calcul d’estimation sous forme de fichier CSV pour les analyser, les utiliser dans un autre programme, les imprimer ou les convertir en PDF.

Lors de l’export, STACK applique la règle “ce que vous voyez est ce que vous obtenez”. Seules les données visibles dans votre vue actuelle de l’estimation seront incluses - les colonnes masquées ou les données filtrées n’apparaîtront pas. Toutefois, les totaux tels que Coûts étendus et Total de base refléteront toujours l’ensemble des données sous-jacentes.

IMPORTANT
Avant d’exporter, assurez-vous de:

• Afficher toutes les colonnes que vous souhaitez inclure, dans l’ordre que vous préférez

• Développer les regroupements de colonnes (Materials (Matériaux), Workforce (Main-d’œuvre), Equipment (Équipement), Subcontractor (Sous-traitance), Totals (Totaux), etc.) pour rendre visibles les colonnes individuelles

• Détailler (Roll Out) ou regrouper (Roll Up) les données selon vos besoins

• Vérifier qu’aucune option n’est sélectionnée dans le menu déroulant Group by (Grouper par)

CONSEIL

Incluez les colonnes Measured Units (Unité mesurée) et Purchase Unit (Unité d’achat) dans votre feuille de calcul d’estimation afin que les champs numériques ne soient pas formatés avec des unités personnalisées et que vous ayez des colonnes distinctes pour les unités dans le fichier CSV.

CONSEIL

Une fois que votre estimation est configurée comme vous le souhaitez pour l’exportation, vous pouvez sauvegarder la vue pour l’utiliser lors de futures exportations.

1. Ouvrez la feuille d’estimation que vous souhaitez exporter et cliquez sur le Worksheet (Feuille de travail) en haut de l’estimation.

2. Cliquez sur les trois points sur le côté droit de la barre d’outils d’estimation en haut de la feuille de calcul.

3. Passez la souris sur Export (Exporter) dans le menu qui s’affiche et sélectionnez CSV.
   Un fichier CSV sera enregistré dans votre dossier des Téléchargements.

Exporter vers XLS

L’exportation en XLS vous permet de télécharger les données de votre feuille de calcul d’estimation directement dans Excel pour les modifier, les intégrer à d’autres programmes, les imprimer ou les convertir en PDF.

Lors de l’export, STACK applique la règle “ce que vous voyez est ce que vous obtenez”. Seules les données visibles dans votre vue actuelle de l’estimation sont incluses - les colonnes masquées ou les données filtrées n’apparaîtront pas. Toutefois, les totaux tels que Extended Costs (Coûts étendus) et Base Total (Total de base) refléteront toujours l’ensemble des données sous-jacentes.

IMPORTANT

• Afficher toutes les colonnes que vous souhaitez inclure, dans l’ordre que vous préférez

• Développer les regroupements de colonnes (Materials (Matériaux), Workforce (Main-d’œuvre), Equipment (Équipement), Subcontractor (Sous-traitance), Totals (Totaux), etc.)  pour rendre visibles les colonnes individuelles

• Détailler (Roll Out) ou regrouper (Roll Up) les données selon vos besoins

• Appliquer les paramètres de Group by (Grouper par) uniquement si vous souhaitez que les données soient regroupées dans l’export

CONSEIL

Une fois que votre estimation est configurée de la manière dont vous souhaitez qu’elle soit exportée, nous vous recommandons de sauvegarder la vue pour l’utiliser lors de futures exportations.

1. Ouvrez la feuille d’estimation que vous souhaitez exporter et cliquez sur le bouton Worksheet (Feuille de travail) en haut de l’estimation.

2. Cliquez sur les trois points sur le côté droit de la barre d’outils d’estimation en haut de la feuille de calcul.

3. Passez la souris sur Export (Exporter) dans le menu qui s’affiche et sélectionnez XLS.
   Un fichier Excel sera enregistré dans le dossier Téléchargements de votre appareil.

Exporter vers une Proposition XLS

Avec l’option Exporter en XLS (Proposition), vous pouvez générer directement dans STACK un document professionnel, prêt à être envoyé à vos clients. Cette fonction présente vos données d’estimation dans un format soigné que vous pouvez inclure dans votre proposition ou votre soumission.

Vous avez la possibilité de choisir la mise en page des données et de personnaliser le document avec votre logo, votre description du projet et vos conditions générales. (Voir la section Personnaliser une proposition de feuille de calcul ci-dessous pour plus de détails sur les options disponibles.)

La proposition est exportée sous forme de fichier Excel, ce qui vous permet d’apporter des ajustements supplémentaires au contenu ou à la mise en forme si nécessaire. Comme le fichier est déjà mis en page au format “proposition”, vous pouvez également l’imprimer directement en PDF et le partager avec vos clients.

NOTE

Il peut y avoir de très petites différences (généralement inférieures à 0,02 %) entre les totaux affichés dans la feuille d’estimation et ceux figurant sur la proposition exportée.

• Dans la feuille d’estimation, les Prix unitaires et les Quantités d’achat sont calculés avec une précision allant jusqu’à 8 décimales. Dans la proposition, ces valeurs sont arrondies (et tronquées) à 2 décimales. (Voir Comment STACK arrondit les données pour plus d’informations.)

• Dans la feuille d’estimation, le Prix unitaire est dérivé de la formule: Prix de vente ÷ Quantité d’achat = Prix unitaire.

• Dans la proposition, le Prix unitaire devient la base pour le calcul des totaux: Prix unitaire × Quantité = Total.

Exemple

Instructions pour l’Exportation vers une Proposition XLS

1. Ouvrez la feuille d’estimation que vous souhaitez exporter et cliquez sur le bouton Worksheet (Feuille de travail) en haut de l’estimation.

2. Cliquez sur les trois points sur le côté droit de la barre d’outils d’estimation en haut de la feuille de calcul. 

3. Passez la souris sur Export (Exporter) dans le menu qui s’affiche et sélectionnez Proposition XLS.

   

4. (Facultatif) Cochez la case Include line items with no cost (Inclure les éléments sans coût) si vous souhaitez inclure dans la proposition des éléments de qui n’ont pas de coût.

5. Si vous souhaitez afficher une liste plus détaillée des coûts que le simple montant forfaitaire, sélectionnez le(s) groupe(s) Summary (Récapitulatif(s)) que vous souhaitez afficher dans le(s) déroulant(s) Summary (Récapitulatif(s)) de niveau 1-2.
   L’ordre des niveaux que vous sélectionnez est l’ordre dans lequel les regroupements de sous-totaux apparaîtront sur le fichier exporté.

6. Pour inclure une page les Détails de l’élément, sélectionnez les regroupements Item details (Détails de l’élément) souhaités dans les listes déroulantes Line item details (Détails de l’élément) de niveau 1 à 4.
   L’ordre des niveaux que vous sélectionnez est l’ordre dans lequel les détails seront répertoriés.

7. (Facultatif) Cochez la case Include takeoff description as attachement (Inclure les descriptions de prise de mesure en tant que pièce jointe) si vous souhaitez inclure une page distincte qui répertorie uniquement tous les prises de mesures et descriptions de prise de mesure.

   NOTE

   Si vous cochez cette case, vous remplacerez et désélectionnerez toute sélection de description de prise de mesure que vous avez effectuée à l’étape 5/Détails de l’article.

8. Sélectionnez le nom commercial* Prepared by (Préparé par) et le Customer (Client) Prepared for (Préparé pour) souhaités dans les listes déroulantes respectives.
   Les informations de la liste déroulante Customer (Client) sont extraites de la liste de clients de votre compte.*

9. Entrez les informations souhaitées pour les sections Scope of work (Portée des travaux) et/ou General terms (Modalités générales).
    OU
   Si votre compte a créé des gabarits*, sélectionnez-en un dans la liste déroulante Select template (Sélectionner un gabarits) appropriée pour remplir automatiquement ces sections.

8. La case Inclure la ligne de signature doit être cochée pour inclure une ligne de signature sur la proposition.

9. Cliquez sur le bouton vert Download (Télécharger) en bas de la boîte de sélection.
   Un fichier Excel sera enregistré dans le dossier de Téléchargements de votre appareil. Ouvrez le fichier dans Excel pour effectuer des travaux supplémentaires ou imprimez-le au format PDF.  

*Les noms commerciaux, la liste de clients, les gabarits d’étendue des travaux et les gabarits de conditions générales sont créés au niveau du compte dans les paramètres du compte/paramètres de l’entreprise. En savoir plus 

CONSEIL

Si une bannière PROTECTED VIEW (Vue protégé) s’affiche en haut de l’écran lorsque vous ouvrez le fichier dans Excel, cliquez sur Enable Editing (Permettre les modifications).

Et lorsque vous allez imprimer, choisissez Print in PDF Format (Imprimer en format PDF) pour l’imprimante, puis sélectionnez Print Entire Workbook (Imprimer le classeur entier) dans la liste déroulante Settings (Paramètres).

Personnalisation d’une Proposition de Feuille de Calcul d’Estimation

Au cours du processus d’exportation vers une proposition XLS, vous avez la possibilité de personnaliser la proposition pour qu’elle soit aussi simple ou détaillée que vous le souhaitez.

Vous trouverez ci-dessous une description des différentes informations qui peuvent être incluses/personnalisées.

La proposition comprendra trois éléments d’information standard:

• Project Name (Nom du Projet)

• Date (Date)

• Proposal Total (Estimate Total) (Proposition Totale)

À partir de là, vous pouvez choisir la disposition des données:

• Summary (Résumé)

• Line Item Details (Détails de l’élément)

• Include Takeoff Descriptions as an Attachment (Inclure les description des prise de mesure en fichier joint)

Vous pouvez personnaliser davantage en incluant des informations supplémentaires: 

• Logo/Prepared By (Trade Name) (Logo/Préparé par (Nom du métier)

• Prepared For (Customer) (Préparé pour)

• Scope of Work (Étendue des travaux)

• Terms and Conditions (Conditions d’Utilisations)

• Signature Line (Ligne de signature)

Nom du Projet

Le nom du projet est automatiquement automatiquement rempli.

Date

La date est automatiquement automatiquement remplie.

Total de la Proposition (Total de l’Estimation)

Le montant forfaitaire de votre estimation est automatiquement automatiquement rempli.*

*Vous pouvez choisir d’afficher des coûts plus détaillés dans les sections Group Subtotals (Sous-totaux) et Line Item Detail (Détails des éléments).

Résumé

Si vous souhaitez afficher la liste des coûts de manière un peu plus détaillée que le simple montant forfaitaire, vous pouvez inclure une section récapitulative, sous-totale par un maximum de deux groupes.

Vous pouvez choisir de regrouper par nom de plan, prise de mesure, type de coût ou toute étiquette ou balise de décompte* que vous avez créée.

Vous pouvez également déterminer l’ordre dans lequel les regroupements sont affichés.

*La création de Étiquettes et  de Étiquettes de prises de mesures vous permet de regrouper les données selon les critères de votre choix. Par exemple, vous pouvez créer des étiquettes ou des balises à regrouper par code CSI, phase, bâtiment, étage, pièce, etc.

Détails de l’Élément de Ligne

Pour fournir des informations encore plus détaillées, vous pouvez inclure une page Line item detail (Détails de l’élément). Cela affichera une liste de tous les éléments utilisés dans l’estimation qui peuvent être regroupés jusqu’à quatre niveaux - Nom du plan, Prise de mesure, Description de la prise de mesure, Type de coût et toutes les étiquettes ou gabarits de prise de mesure* que vous avez créées.

Vous pouvez également déterminer l’ordre dans lequel les regroupements sont affichés.

*La création de Étiquettes et de Étiquettes de prises de mesures vous permet de regrouper les données selon les critères de votre choix. Par exemple, vous pouvez créer des étiquettes ou des balises à regrouper par code CSI, phase, bâtiment, étage, pièce, etc. 

Inclure les Descriptions de Prise de Mesure en Pièce Jointe

Vous avez la possibilité d’inclure une page distincte qui répertorie uniquement tous les prises de mesures et descriptions des prises de mesures.

NOTE

La sélection de cette option remplace la sélection de la description de la prise de mesure dans les listes déroulantes Line Item Detail (Détails des éléments). Si vous souhaitez que les descriptions des prises de mesures soient incluses avec d’autres détails d’élément de ligne que vous choisissez de regrouper sur la page Item Details (Détails de l’élément), NE SÉLECTIONNEZ PAS cette option, sélectionnez simplement Takeoff (Prise de mesure) et Takeoff Descriptions (Description des prises de mesures) dans les listes déroulantes Line Item Details (Détails de l’élément).

Logo / Préparé par (Nom Commercial)

Vous avez la possibilité d’inclure le logo de votre entreprise, votre adresse et d’autres coordonnées dans la section Prepared for (Préparé par) du document en ajoutant l’un des noms commerciaux pré-créés de votre compte*.

*Les noms commerciaux sont créés sous Paramètres du compte/Profil de l’entreprise/Nom commercial (en savoir plus). Plusieurs noms commerciaux peuvent être créés pour chaque compte afin de tenir compte des différents logos ou informations commerciales qui peuvent s’appliquer à différents projets. 

Préparé pour (Client)

Vous pouvez ajouter les coordonnées du client (nom de l’entreprise, contact, adresse, courriel, numéro de téléphone) à la section Prepared for (Préparé pour) du document en sélectionnant un client existant dans votre liste de clients* pendant le processus d’exportation PDF.

*Une liste de clients est créée afin qu’il n’soit pas nécessaire de saisir manuellement les informations sur les clients pour chaque proposition. La liste des clients est créée et gérée dans les paramètres du compte/la liste des clients. En savoir plus.

Portée des Travaux

Si vous souhaitez inclure la portée des travaux, vous pouvez sélectionner n’importe quel gabarit créé pour votre compte ou entrer manuellement des informations pendant le processus d’exportation.

CONSEIL

Nous vous suggérons de créer un ou plusieurs gabarits* que vous pouvez réutiliser afin que ces informations n’aient pas à être rentrées manuellement pour chaque proposition.
*Les gabarits de portée des travaux sont créés au niveau du compte. Les gabarits sont créés dans les paramètres du compte/Paramètres de l’entreprise. En savoir plus.

Conditions d’Utilisations

Si vous souhaitez inclure des conditions d’utilisations, vous pouvez sélectionner n’importe quel gabarit créé pour votre compte ou entrer manuellement des informations pendant le processus d’exportation.

CONSEIL

Nous vous suggérons de créer un ou plusieurs gabarits* que vous pouvez réutiliser afin que ces informations n’aient pas à être rentrées manuellement pour chaque proposition.
*Les gabarits de portée des travaux sont créés au niveau du compte. Les gabarits sont créés dans les paramètres du compte/Paramètres de l’entreprise. En savoir plus.

Ligne de Signature

Vous avez la possibilité d’inclure une ligne de signature sur la proposition.

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