Importation en Masse des Éléments Personnalisés dans STACK

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Il est facile de créer and mettre à jour des éléments individuels dans STACK, mais si vous avez une grande liste d’articles, nous pouvons effectuer une importation en masse directement dans votre bibliothèque d’articles à l’aide de notre modèle d’importation d’articles CSV. Découvrez comment ci-dessous.

NOTE: Les articles ne peuvent être importés que dans votre bibliothèque d’articles (My Items). Ils NE PEUVENT PAS être importés dans les bibliothèques d’éléments fournies par STACK (Quick Start, STACK, 1build, BNi, etc.).

Contenu

À Faire Avant l’Importation

Instructions d’Importation d’Éléments

Guide du Modèle d’Importation d’Article

Référence Visuelle - Détails de l’Élément (Colonnes A-F et L-AA)

Clôture Visuelle - Niveaux de Dossier (Colonnes G-K)

Mise à Jour d’Éléments via l’Importation

Utilisation du Modèle d’Importation d’Articles avec Google Sheets 

Plus sur les Éléments et Assemblages (liens vers des articles connexes)

À Faire Avant l’Importation

• Créez les types de coûts personnalisés que vous souhaitez utiliser. (Cela se fait dans Account Settings/Company Settings)
• Déterminez la structure de dossiers et la convention de dénomination que vous souhaitez utiliser dans My Items.
• Si vous mettez à jour des éléments, téléchargez et/ou créez un instantané des rapports, estimations et feuilles de calcul d’estimation existants pour les projets qui ont utilisé ces éléments, afin de disposer d’un enregistrement des rapports et estimations d’origine.

NOTE: L’importation mettra à jour tous les éléments qui existent déjà dans votre compte avec le même ID d’élément et la même structure de dossiers qu’un élément de votre modèle d’importation d’élément. Les informations mises à jour sur les éléments sont appliquées aux projets futurs ET existants. Voir la section ci-dessous Mise à Jour d’Éléments via l’Importation pour plus de détails.

Instructions d’Importation d’Éléments

NOTE: Si vous souhaitez importer une mise à jour de mass dans vos articles existants, vous pouvez exporter vos informations d’article à partir de STACK au lieu de télécharger et de remplir un modèle d’importation d’article vierge.

1. Téléchargez le Item Import Template et enregistrez. (Il s’agit d’un fichier CSV.)*
   
   • Cliquez sur Libraries dans la barre d’outils de navigation principale.
   • Cliquez sur l’onglet Items.
   • Sélectionnez My Library dans la liste déroulante Library.
   • Cliquez sur les trois points à l’extrême droite des onglets Items et Assemblies.
   • Sélectionnez Dowload Item Template. Un fichier CSV nommé StackItemImportTemplate sera enregistré dans le dossier Téléchargements de votre appareil.
     NOTE: Il est important de faire attention lorsque vous ouvrez et enregistrez le fichier CSV téléchargé. Il doit s’agir d’un fichier CSV UTF-9 pour être correctement importé dans STACK après avoir effectué vos mises à jour. Dans la plupart des cas, si vous ouvrez un fichier CSV dans Excel en double-cliquant simplement, il ne le traitera pas comme un fichier UTF-9 et les caractères spéciaux tels que les symboles, les accents et les signes de ponctuation seront perdus.
2. Ouvrez le modèle et entrez les informations sur votre élément. (N’oubliez pas d’ouvrir et d’enregistrer le fichier en tant que fichier CSV UTF-9 .)
   • Le modèle contient des instructions et des exemples d’informations à entrer dans chaque colonne. Assurez-vous de supprimer ces informations, à l’exception des titres de colonne de la ligne 1, conservez-y les informations préremplies.
   • Utilisez le Guide du Modèle d’Importation d’Article ci-dessous pour référence et ajoutez une valeur acceptée dans les colonnes de modèle correspondantes.
   • Fournissez toutes les informations requises.
   • Ne sautez pas de rangées.
   • Ne masquez pas les colonnes.
   • Reportez-vous à la Item Information et à Folder Levels références visuelles pour plus d’informations.
3. Envoyez le modèle rempli par courriel à votre gestionnaire de compte STACK.
4. Votre gestionnaire de compte examinera le modèle et vous indiquera si des modifications de mise en forme sont nécessaires.
5. Une fois les données correctement formatées, votre gestionnaire de compte les ajoutera à la file d’attente d’importation. Les importations sont généralement effectuées en trois jours ouvrables environ. Vous serez averti lorsque votre importation sera terminée.

*Si vous n’avez pas accès à Excel, vous pouvez remplir le modèle à l’aide de Google Sheets - click here  pour obtenir des instructions. 

Guide du Modèle d’Importation d’Article

Cela fournit une description des informations que vous devez entrer dans chaque colonne du modèle d’importation d’article avec un exemple. (Voir les points sous le tableau pour plus d’informations sur les champs de Folder Level et Cost Type.)

NOTE: Vous ne pouvez pas importer d’informations pour la section Notes de l’article.

*Niveaux de dossier: Ces champs sont facultatifs. Toutefois, si vous fournissez des informations pour un niveau de dossier, vous devez également fournir des informations pour le ou les niveaux de dossier précédents. Par exemple, si vous fournissez des informations pour FolderLevel4, vous devez également fournir des informations pour FolderLevel3, FolderLevel2 et FolderLevel1. L’élément sera enregistré dans le dernier niveau de dossier fourni. Dans cet exemple, l’élément serait enregistré dans FolderLevel4.

*Type de coût: Vous n’avez besoin que d’un seul type de coût par article, mais vous pouvez ajouter jusqu’à cinq types de coûts différents avec des coûts unitaires et des codes comptables associés par article via le modèle d’importation d’article.

Référence Visuelle - Détails de l’Élément (Colonnes A-F et L-AA)

Cela montre comment les détails de l’élément que vous entrerez lors de la création manuelle d’un élément dans STACK sont corrélés aux informations que vous devez entrer dans les colonnes de Item Import Template.

Clôture Visuelle - Niveaux de Dossier (Colonnes G-K)

Cela montre comment votre structure de dossiers doit être configurée dans STACK.

Mise à Jour d’Éléments via l’Importation

Pour effectuer une mise à jour en masse de vos éléments existants, vous pouvez télécharger un modèle d’importation d’élément vierge et entrer les informations ou vous pouvez exporter vos éléments existants à partir de STACK. L’exportation de vos éléments vous donnera un modèle d’importation d’éléments prérempli contenant TOUTES les informations actuelles sur vos éléments que vous pourrez ensuite modifier (l’option d’exportation est très utile si vous devez effectuer une mise à jour en masse des prix de vos éléments).

NOTE: Si vous exportez vos éléments existants, le modèle prérempli que vous recevez affichera une colonne «Export  ID» qui n’est pas affichée dans Item Import Template d’article vide. Ne modifiez PAS la colonne Export ID. Les informations de cette colonne doivent correspondre à celles qui ont été exportées, sinon STACK créera un nouvel élément au lieu de mettre à jour les informations d’article existantes.

Reportez-vous aux Instructions d’Importation d’Éléments et Guide du Modèle d’Importation d’Article ci-dessus pour obtenir des instructions sur la façon de remplir le modèle et d’importer les informations dans STACK.

Ce qui sera mis à jour
Tous les éléments qui existent déjà dans votre compte avec le même nom d’élément et la même structure de dossiers qu’un élément de votre modèle d’importation d’élément seront mis à jour.

Vous pouvez mettre à jour les champs d’informations sur l’élément suivants:

• Nom de l’élément
• Description de l’élément
• Couverture mesurée (répertoriée sous les noms «CoverageRateMeasured» et «UnitofMeasure»)
• Couverture d’achat (répertoriée sous les noms «CoverageRatePurchase» et «PurchaseUnit»)*
• Type de coût
• Coût unitaire*
• Code comptable
• Numéro de l’élément (répertorié comme «External ID»)

*Si l’unité d’achat que vous entrez ne correspond pas à une unité d’achat existante dans votre compte, une nouvelle unité d’achat sera créée dans votre compte.

REMARQUE: Les informations mises à jour sur les éléments sont appliquées aux projets futurs ET existants. 

Cela signifie que les rapports et estimations existants que vous avez déjà créés pour les projets qui utilisent des éléments en cours de mise à jour seront également mis à jour.* Avant l’importation, assurez-vous de télécharger et/ou de créer un instantané de tous les rapports, estimations et feuilles de calcul d’estimation existants pour les projets actuels/passés qui seront affectés afin de disposer d’un enregistrement de vos rapports et estimations originaux si nécessaire.

*Le coût unitaire est une exception - il ne sera PAS mis à jour sur les estimations existantes. 

Il sera mis à jour sur les rapports existants et les mises à jour seront appliquées aux estimations et aux rapports créés après l’importation. 

Limitations de mise à jour
Vous ne pouvez pas ajouter, supprimer ou mettre à jour des notes d’élément par importation, et vous ne pouvez pas ajouter ou supprimer un élément d’un assemblage par importation. 

Étant donné que les niveaux de dossier sont utilisés pour faire correspondre une ligne d’importation avec un élément existant, ces champs ne peuvent pas être modifiés via l’importation.

L’importation ne supprimera jamais les éléments de votre compte. Il ne peut pas non plus déplacer des éléments d’un dossier à un autre. Ces opérations doivent être effectuées dans l’application Web STACK.

Si vous supprimez un élément de la bibliothèque Mes éléments dans l’application Web STACK, il est déconnecté de tous les levés, assemblages, etc. Vous NE POUVEZ PAS annuler la suppression et la déconnexion de l’élément en réimportant l’ID d’exportation et les informations de l’élément supprimé; Un nouvel élément sera créé.

Utilisation du Modèle d’Importation d’Articles avec Google Sheets 

Si vous n’avez pas accès à Excel, vous pouvez utiliser Google Sheets pour remplir le modèle d’importation d’article.

1. Téléchargez le modèle d’importation d’article (voir Instructions d’Importation d’Éléments, étape 1 ci-dessus.)
2. Connectez-vous à Google Drive à l’adresse drive.google.com.
3. Sélectionnez New, puis choisissez File Upload.
4. Localisez et sélectionnez le fichier de Item Import Template temporaire.
5. Choisissez Open pour ajouter le fichier à Google Drive.
6. Sélectionnez le fichier dans Google Drive pour l’ouvrir.
7. Choisissez Open with en haut de l’écran, puis Google Sheets.
8. Suivez les directions above pour remplir le modèle d’importation d’article.
9. Sélectionnez l’option File en haut de l’écran.
10. Choisissez Télécharger, puis sélectionnez Comma-separated values (.csv, current sheet).
11. Envoyez le modèle rempli par courriel à votre gestionnaire de compte STACK.

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