Exportar Datos de Hojas de Cálculo de Estimación a QuickBooks Office

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Cuando QuickBooks Online (QBO) se incluye en el flujo de trabajo, los datos de la hoja de cálculo de estimación de STACK | Takeoff & Estimate se puede exportar directamente a QBO. Esta integración agiliza la transferencia de información de presupuestos a los procesos de contabilidad y facturación.

La exportación directa desde STACK elimina la necesidad de volver a introducir manualmente los datos en QBO, lo que reduce significativamente el riesgo de errores tipográficos y ahorra tiempo durante la entrega del proyecto.

Antes de que se puedan exportar las estimaciones, se requiere una configuración única. Esta configuración incluye:

• Conexión de la cuenta STACK a la cuenta QBO.

• Asignación de códigos contables a los elementos dentro de STACK para garantizar la alineación con el plan de cuentas de QBO.

Una vez completados estos pasos, exportar datos de estimación es simple y requiere solo unos pocos clics. Las cantidades, los costos y los detalles relacionados de la hoja de cálculo de estimación fluyen sin problemas a QBO, lo que garantiza la precisión y la coherencia entre las funciones de estimación y contabilidad.

IMPORTANTE

Actualmente solo se admite la versión estadounidense de QBO.

Permisos de propietario de la cuenta en STACK | Takeoff & Estimate se requieren para habilitar esta función.
El flujo de trabajo de estimación se puede exportar; No se admiten estimaciones de costos unitarios.

Consulte a continuación las instrucciones para:

Conectar STACK | Takeoff & Estimate y QuickBooks Online

Asignar Códigos de Contabilidad de Elementos para Exportar a QuickBooks Online

Exportar una Estimación de STACK a QuickBooks Online

Conectar STACK | Takeoff & Estimate y QuickBooks Online

NOTA

Permisos de propietario de la cuenta en STACK | Takeoff & Estimate se requieren para conectar cuentas.

NOTA

Esta es una configuración única. Una vez que las cuentas están conectadas, no es necesario repetir el proceso.

1. Haga clic en el icono Configuración en la barra de herramientas de navegación principal.

2. Selecciona Configuración de la cuenta en el menú desplegable.

3. En el panel izquierdo, haga clic en App Integration (Integraciones de aplicaciones).

4. Busque el mosaico de Intuit QuickBooks Online y haga clic en Connect (Conectar).

5. En la página de inicio de sesión de QuickBooks Online, ingrese el correo electrónico registrado o la identificación de usuario.

6. Ingrese la contraseña en el campo correspondiente.

7. Haga clic en Sign In (Iniciar sesión).

8. Si se le solicita, complete cualquier proceso de verificación en dos pasos.

9. En la pantalla de solicitud de permisos, revise los detalles de la conexión y haga clic en Autorise (Autorizar) (o Conectar) para conceder STACK | Acceso a Takeoff & Estimate.

10. Después de una autenticación exitosa, vuelva a STACK | Takeoff & Estimate, donde un mensaje de confirmación indica que las cuentas están conectadas.

Asignar Códigos de Contabilidad de Elementos para Exportar a QuickBooks Online

NOTA

Los elementos de la hoja de cálculo de estimación deben incluir un código de contabilidad para ser elegibles para exportar a QuickBooks Online (QBO)

El Código de Contabilidad asigna datos de la Hoja de Trabajo de Estimación a Productos y Servicios de QBO durante la exportación:

• Si un elemento de QBO (categorías + nombre) coincide exactamente con el código de contabilidad en la hoja de cálculo de estimación, se utiliza el elemento de QBO existente y los campos CANTIDAD, Tasa y Monto en QBO se completan con datos de la hoja de trabajo.

• Si no existe ninguna coincidencia, la exportación no funcionará y puede devolver un error.

• Los elementos de la hoja de cálculo de estimación sin un código contable se excluyen de la exportación.

Para una asignación consistente, se recomienda que los códigos contables en la hoja de cálculo de estimación se alineen con los elementos QBO existentes (categorías + nombre) siempre que sea posible.

Exportar Información de Elementos QBO

1. En QuickBooks Online (QBO), vaya a Productos y servicios.

   Dependiendo de la vista de QBO, esto puede aparecer en MENU > Get things done > Add products and services (MENÚ > Hacer las cosas > Agregar productos y servicios).
   

2. Haga clic en el icono Exportar a Excel para descargar una hoja de cálculo de todos los elementos de QBO.
   

Aplicar Códigos Contables en STACK | Takeoff & Estimate

• Utilice los valores enumerados en la columna Item (Elemento) de la hoja de cálculo QBO exportada como códigos contables en STACK.

  Cada entrada de QBO Item enumera categorías, subcategorías y productos o servicios, separados por dos puntos (:).
  

• Los códigos contables se pueden introducir en STACK de dos maneras:

  • Individualmente: Copie y pegue en el campo Código contable de la pantalla Información del elemento al crear o tratar un elemento.

  • Importación masiva: Para varios elementos, copie y pegue los datos del elemento QBO en la columna AccountingCode de la plantilla de importación de elementos de STACK. Envíe la plantilla al soporte de STACK para cargarla.

Elementos no Medidos

Los elementos no medidos agregados a la hoja  de cálculo de estimación también deben incluir un código de contabilidad para exportar. Introduzca el código contable directamente en la hoja de cálculo en Non-Measured Costs > Accounting Code (Costes no medidos > Código contable).

Reglas Adicionales del Código Contable

• El campo Código de contabilidad STACK admite hasta 250 caracteres.

• QBO permite hasta 100 caracteres por categoría o elemento.

• Un elemento QBO admite un máximo de cuatro niveles de categoría (no más de cuatro dos puntos).

  • Ejemplo: CATEGORY:SUBCAT1:SUBCAT2:SUBCAT3:PRODUCT

• Las barras diagonales inversas (\) no se admiten en los códigos contables.

Ejemplo de Mapeo

Diagrama de Flujo de QBO a STACK

Exportar una Estimación de STACK a QuickBooks Online

NOTA

Solo un propietario de cuenta en STACK | Takeoff & Estimate puede exportar estimaciones a QBO.

1. En STACK, abra la hoja de cálculo de estimación para exportarla a QuickBooks Online.

2. Haga clic en los tres puntos junto a Obtain Unit Costs (Obtener costos unitarios).

3. Haga clic en Export (Exportar) y seleccione Export to QuickBooks (Exportar a QuickBooks).

4. Elija un cliente (la lista se extrae directamente de los clientes de QBO).

5. Haga clic en Export (Exportar) para enviar los datos a QBO como una nueva estimación.

6. Inicie sesión en QuickBooks Online y continúe con el flujo de trabajo estándar de QBO.

IMPORTANTE

Cada exportación desde STACK | Takeoff & Estimate crea una nueva estimación en QBO. Las estimaciones existentes en QBO no se actualizan.

Datos Exportados desde STACK | Takeoff & Estimate a QuickBooks Online

Durante la exportación, se aplican las siguientes asignaciones de campos:

• Cantidad ajustada de STACK → QBO CANTIDAD (Cantidad)

• Precio de venta de STACK ÷ cantidad ajustada → tasa QBO

• Precio de venta de STACK → cantidad de QBO

• Código contable STACK → elemento QBO (categorías + nombre en productos y servicios)

• Nombre de la pila → Descripción de QBO*

• Términos y condiciones de STACK + Alcance del trabajo → Mensaje QBO (que se muestra en el presupuesto)

NOTA

El impuesto NO se exporta desde STACK. Las tasas impositivas deben aplicarse y personalizarse dentro de QBO.
Si el código de contabilidad STACK coincide con un elemento QBO existente, se conservan el elemento QBO (categorías + nombre) y la descripción. El nombre del elemento sTACK no sobrescribe la descripción de QBO existente.

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